Dall’attività economica alla contabilità

L’attività economica e lo scopo di lucro

Prima di parlare di conti e registrazioni, dobbiamo capire che cosa vogliamo rappresentare. La contabilità serve a conoscere e controllare un’attività economica: partiamo quindi dall’attività, per arrivare ai numeri che la descrivono.

Un’attività economica è un insieme di azioni coordinate per produrre o scambiare beni e servizi che soddisfano dei bisogni. Il commerciante acquista e rivende merce; il panificatore trasforma la farina in pane; il commercialista mette le proprie conoscenze al servizio dei clienti.

Quando l’attività è svolta a scopo di lucro, chi la esercita cerca un guadagno: vuole ottenere ricavi superiori ai costi. Lo scopo di lucro è l’intenzione di guadagnare, non la certezza di riuscirci. Un’attività avviata per produrre un utile può anche subire una perdita.

Pensiamo al pescivendolo. Compra il pesce al mercato e lo porta nel negozio vicino a casa nostra. Siamo disposti a pagarlo più di quanto lo abbia pagato lui perché seleziona, trasporta e conserva il pesce, rendendocelo disponibile quando ci serve. Ci evita di andare personalmente al mercato all’alba.

Il pescivendolo ci offre quindi un’utilità. La differenza tra prezzo di vendita e prezzo di acquisto, però, non è tutta guadagno: deve coprire anche affitto, energia, personale, trasporto e gli altri costi. Solo dopo aver considerato tutti i costi del periodo possiamo determinare l’utile.

Non tutte le attività economiche perseguono lo scopo di lucro: alcune hanno finalità sociali o mutualistiche. Qui ci occupiamo soprattutto delle attività con le quali l’imprenditore o il professionista cerca un guadagno e una remunerazione del proprio lavoro.

Impresa, azienda e lavoro autonomo

Nell’attività d’impresa troviamo un’organizzazione di mezzi e risorse destinata a produrre o scambiare beni o servizi. L’imprenditore coordina questa organizzazione e svolge l’attività abitualmente. Una pescheria, un supermercato e una fabbrica sono esempi di impresa. L’organizzazione può essere anche piccola: non occorre avere molti dipendenti o grandi locali.

Distinguiamo subito due parole che spesso vengono confuse: l’impresa è l’attività; l’azienda è il complesso dei beni organizzati per svolgerla.

Nella pescheria, l’impresa è l’attività di acquisto e vendita del pesce. L’azienda comprende il locale utilizzato, i frigoriferi, i banchi, le attrezzature e la merce, organizzati per quella attività. L’imprenditore è il soggetto che la esercita.

Nel lavoro autonomo è centrale il lavoro prevalentemente proprio, svolto senza essere dipendenti del cliente. Nelle professioni intellettuali e nelle attività artistiche conta soprattutto la prestazione personale: la competenza del commercialista, il giudizio dell’avvocato, la capacità espressiva del musicista.

Anche un professionista può avere computer, locali, dipendenti e collaboratori. Questi mezzi lo aiutano a lavorare e non lo trasformano automaticamente in imprenditore. La distinzione richiede di capire quale attività svolge e quale ruolo ha la prestazione personale. Se la professione entra a far parte di una più ampia attività organizzata in forma d’impresa, la situazione cambia.

Per orientarci, guardiamo dunque all’organizzazione produttiva nell’impresa e alla prestazione personale qualificata nella professione intellettuale o artistica. Ricordiamo però che anche un piccolo imprenditore può lavorare soprattutto in prima persona e che il lavoro autonomo può comprendere anche attività non intellettuali o artistiche.

Prima comprendere, poi registrare

La ragioneria sembra difficile quando cerchiamo di ricordare le scritture senza capire i fatti che rappresentano. Se cambia un dettaglio rispetto all’esempio già visto, non sappiamo più come procedere.

Quando invece comprendiamo un’operazione, lavoriamo con maggiore sicurezza. Se qualcosa appare complicato, dobbiamo scomporlo: che cosa è successo? Chi deve pagare? Chi deve ricevere? Il denaro si è già mosso?

Prima raccontiamo il fatto con parole semplici, poi lo traduciamo nei conti. Il programma ci aiuta a registrare, ma non sostituisce il ragionamento.

A che cosa serve la contabilità?

La contabilità raccoglie e ordina i fatti della gestione. Ci permette di sapere se l’attività guadagna o perde, quanto devono i clienti, quali debiti dobbiamo pagare, quanto denaro abbiamo e quali beni appartengono all’impresa.

È uno strumento per gestire l’attività, oltre che per assolvere gli obblighi fiscali. Considerarla soltanto un lavoro da fare per il fisco significa rinunciare a informazioni utili. Possiamo accorgerci, per esempio, che vendiamo molto ma incassiamo troppo lentamente, oppure che il margine sulle vendite non copre le spese del negozio.

Il conto corrente, da solo, non ci dice se stiamo guadagnando. Il denaro può aumentare perché abbiamo ricevuto un prestito: abbiamo più liquidità, ma anche un debito da restituire.

Costi e ricavi, pagamenti e incassi

I clienti comprano i nostri beni o servizi; i fornitori ci vendono ciò che serve all’attività. Dalle vendite derivano i ricavi; dall’acquisto dei fattori necessari alla gestione derivano i costi.

Il costo non coincide con il pagamento e il ricavo non coincide con l’incasso.

Il negozio riceve un servizio di pulizia da 100 euro, da pagare dopo trenta giorni. Il servizio è stato utilizzato: rileviamo un costo e un debito verso il fornitore, anche se non abbiamo ancora pagato. Quando pagheremo, diminuiranno il denaro in banca e il debito. Non nascerà un secondo costo.

Se completiamo per un cliente un servizio da 150 euro, da incassare il mese successivo, rileviamo il ricavo maturato e il credito verso il cliente. Quando incasseremo, aumenterà la banca e si estinguerà il credito. Non nascerà un altro ricavo.

Per determinare il risultato di un periodo dobbiamo considerare i costi e i ricavi che lo riguardano: è il principio di competenza. Se i due servizi dell’esempio sono interamente riferiti al mese e non vi sono altri costi o ricavi, abbiamo un utile di 50 euro, anche senza aver ancora incassato o pagato.

Alcuni acquisti richiedono un passaggio in più. Un macchinario utilizzato per diversi anni partecipa normalmente ai costi dei singoli anni attraverso l’ammortamento. Per le merci acquistate e non ancora vendute dobbiamo considerare le rimanenze.

Negli esempi di questo capitolo non consideriamo l’IVA, per concentrarci sul funzionamento dei conti. L’IVA sarà spiegata separatamente.

Risultato economico e patrimonio

La vita dell’impresa viene suddivisa in periodi chiamati esercizi, normalmente di dodici mesi. Confrontando i ricavi e i costi di competenza dell’esercizio otteniamo il risultato: un utile se i ricavi superano i costi, una perdita nel caso contrario.

Il patrimonio descrive invece la situazione dell’impresa a una certa data. Le attività comprendono denaro, crediti, merci e beni strumentali. Le passività comprendono debiti e altre obbligazioni rilevate. La differenza costituisce il patrimonio netto.

Patrimonio netto = Attività − Passività

Se abbiamo attività per 100.000 euro e passività per 70.000 euro, il patrimonio netto è 30.000 euro. Non significa che abbiamo 30.000 euro in banca: quel valore può essere rappresentato anche da merci, attrezzature e crediti. Se le passività superano le attività, il patrimonio netto è negativo.

Il conto economico racconta come si è formato l’utile o la perdita nel periodo. Lo stato patrimoniale fotografa attività, passività e patrimonio netto a una determinata data.

Come nasce un conto

Immaginiamo di voler conoscere le spese mensili della famiglia. Annotiamo ogni pagamento su un foglio e, alla fine, facciamo la somma. Se vogliamo sapere anche dove vanno i soldi, dividiamo le spese in alimentazione, abbigliamento, trasporti e così via.

Abbiamo introdotto l’idea di conto: uno strumento che raccoglie valori riferiti allo stesso oggetto. Nell’impresa troviamo, per esempio, i conti Cassa, Banca, Crediti verso clienti, Debiti verso fornitori ed Energia elettrica.

Ogni conto ci dà un’informazione particolare. Per capire l’intera gestione dobbiamo poi collegare queste informazioni.

La partita semplice: seguiamo un singolo oggetto

Nella partita semplice non realizziamo il collegamento sistematico fra conti tipico della partita doppia. Per comprenderne la logica, osserviamo separatamente la cassa o il rapporto con un cliente.

Esempio 1 — Prima nota di cassa

Iniziamo con 1.000 euro in contanti. Incassiamo 200 euro da un cliente e paghiamo 100 euro a un fornitore.

Questo foglio ci dice quanto denaro è entrato, quanto è uscito e quanto rimane. Da solo non ci dice quali costi e ricavi sono maturati, né quali debiti e crediti restano aperti.

Esempio 2 — Scheda del cliente

Il cliente Rossi deve 500 euro per un servizio già completato. Versa un acconto sul debito di 200 euro e, in seguito, paga il resto.

La scheda risponde alla domanda: «Quanto deve ancora pagare Rossi?». Non rappresenta, da sola, tutta la situazione aziendale.

Prima nota e schede dei clienti sono scritture elementari: possono essere usate anche a supporto della partita doppia. Qui le osserviamo separatamente per comprenderne la funzione.

La partita doppia: colleghiamo gli effetti

La partita doppia collega i valori modificati dalla stessa operazione. Se riceviamo un servizio da pagare, registra sia il costo sia il debito. Quando paghiamo, registra sia la diminuzione del debito sia la diminuzione del denaro.

L’aspetto economico riguarda, nei nostri esempi, costi e ricavi. L’aspetto finanziario riguarda denaro, crediti e debiti. Non tutte le operazioni generano costi o ricavi: trasferire denaro dalla cassa alla banca modifica soltanto la collocazione della liquidità.

Ogni conto ha due sezioni: Dare a sinistra e Avere a destra. Sono nomi convenzionali: Dare non significa «devo dare» e Avere non significa «devo ricevere».

Negli esempi vedremo che i costi aumentano in Dare, i ricavi in Avere; denaro e crediti aumentano in Dare, mentre i debiti aumentano in Avere. Le diminuzioni si registrano nella sezione opposta. In ogni scrittura il totale Dare deve essere uguale al totale Avere.

Esempio 1 — Riceviamo un servizio e poi lo paghiamo

Riceviamo un servizio di pulizia da 100 euro, interamente riferito al mese, che pagheremo successivamente. Il costo aumenta e nasce il debito.

Quando paghiamo tramite banca, il debito diminuisce e diminuisce anche la banca.

Il costo compare nella prima scrittura. Nella seconda registriamo soltanto il pagamento: il debito si chiude e il denaro esce.

Esempio 2 — Completiamo un servizio e poi incassiamo

Completiamo per il cliente un servizio da 150 euro. Il ricavo è maturato, ma il cliente pagherà successivamente: nasce un credito.

Quando il cliente paga tramite banca, aumenta la banca e diminuisce il credito.

Il ricavo viene rilevato una sola volta. L’incasso trasforma il credito in denaro disponibile.

Esempio 3 — Versiamo contanti in banca

Versiamo sul conto corrente 300 euro prelevati dalla cassa dell’impresa.

La banca aumenta e la cassa diminuisce dello stesso importo. Il denaro complessivo non cambia e non nasce alcun utile.

Questi esempi hanno due conti per scrittura, ma una registrazione può coinvolgerne anche di più. La regola resta il pareggio tra Dare e Avere.

Il piano dei conti e il metodo di lavoro

Il piano dei conti è l’elenco ordinato dei conti utilizzati. I codici del programma servono a identificarli, ma non sostituiscono la comprensione del loro significato.

Prima di registrare, raccontiamo il fatto: «Abbiamo ricevuto un servizio, riguarda questo mese e dobbiamo ancora pagarlo». Poi scegliamo i conti. Infine controlliamo che la scrittura rappresenti ciò che è successo.

Il pareggio fra Dare e Avere è necessario, ma non basta: possiamo avere importi uguali e aver scelto il conto sbagliato.

Comprendere una scrittura significa sapere spiegare che cosa è accaduto, quali valori sono cambiati e perché abbiamo utilizzato quei conti.

Riferimenti per la premessa: Codice civile, artt. 2082, 2083, 2222, 2238 e 2555. Testo del Codice civile — Normattiva.

Glossario